6+1 Keys of Organization Planning & Design

Perencanaan organisasi merupakan salah satu tantangan dalam manajemen perusahaan yang selalu menarik untuk dibahas, tidak saja karena setiap organisasi ingin mencapai tujuan yang diinginkan, namun juga karena begitu banyak waktu dan investasi yang sudah dikeluarkan oleh banyak organisasi untuk melakukan perencanaan organisasi.

Melakukan benchmarking ke organisasi lain merupakan usaha untuk mempelajari metode perencanaan organisasi yang mungkin bisa diadopsi dan melakukan berbagai workshop/sesi brainstorming adalah cara untuk mencari desain organisasi yang terbaik.

Dua tantangan terbesar dalam melakukan perencanaan organisasi menurut Paul W. Gustavson, founder OPD.Inc, sebuah lembaga konsultasi perencanaan organisasi di US adalah memahami kebutuhan organisasi sehingga dapat mendesain proses bisnis yang menciptakan keunggulan organisasi dan memastikan internalisasi yang optimal di seluruh organisasi, tidak hanya di level manajemen, namun juga di level staf.

Kedua tantangan ini sepertinya mudah untuk dapat dipecahkan, namun sangat membutuhkan komitmen yang kuat dari seluruh elemen organisasi.  Pemahaman yang mendasar mengenai elemen organisasi yang perlu diperhatikan menjadi kunci dari keberhasilan organisasi melakukan perencanaan organisasi.

Ada 6 kunci keberhasilan perencanaan organisasi, yaitu:

Strategy – untuk dapat menang di persaingan maka setiap organisasi harus mampu menciptakan keunikan dan menemukan keunggulan yang tidak bisa ditiru dengan mudah oleh kompetitor.

Process – strategi itu penting, namun strategi tidak ada artinya jika tidak diiringi oleh proses yang baik untuk mengeksekusi strategi tersebut.  Perlu diingat bahwa proses harus selalu dievaluasi dan direvitalisasi.  Organisasi yang baik harus mampu untuk melakukan ini.

Structure – ada pepatah yang mengatakan jika organisasi kinerja-nya buruk, maka penjelasannya ada di infrastruktur organisasi tersebut. Bagaimana organisasi menurunkan strategi dan proses bisnis-nya kedalam struktur menunjukkan seberapa besar komitmen organisasi untuk menjalankan strategi dan proses bisnis seperti seharusnya.

People – organisasi tidak dapat belajar dengan sendirinya, setiap perbaikan dan kemajuan yang dialami oleh organisasi adalah hasil dari pengembangan dan peningkatan kemampuan dari personel yang ada di dalamnya.  Tanpa peningkatan kinerja personel di dalam organisasi, tidak ada organisasi yang dapat menjadi lebih baik.

Culture –  Kultur organisasi sangat penting untuk menjaga agar setiap elemen dalam organisasi berfungsi secara optimal tanpa friksi yang tidak perlu.  Kultur juga penting untuk menjaga kesinambungan identitas organisasi sehingga tidak mudah berubah-ubah.

Leadership – kunci keberhasilan yang terakhir adalah kepemimpinan. Komitmen dari manajemen organisasi untuk menjalankan strategi, terlihat dari bagaimana proses bisnis diturunkan.  Komitmen menjalankan proses bisnis dilihat dari komitmen mendesain organisasi yang optimal.  Komitmen menjalankan organisasi terlihat dari komitmen dalam pengelolaan SDM, namun tanpa kepemimpinan yang kompeten, komitmen saja tidak akan membuahkan hasil.

Kunci yang terakhir adalah Adaptability – kemampuan untuk tidak terpaku pada sebuah konsep, kerangka pikir atau standar yang selama ini diterima sebagai bagian dari organisasi itu sendiri.  Setiap organisasi harus mampu mengintegrasikan perubahan kedalam organisasi sehingga dapat selalu mampu secara responsif mengantisipasi dan mengikuti perubahan yang ada.

Semua kunci ini merupakan sebuah rangkaian yang tidak bisa dipisahkan.  Perencanaan organisasi tidak selesai setelah rencana strategis jangka panjang selesai dibuat, atau pemetaan proses bisnis selesai dikerjakan, atau setelah struktur organisasi selesai ditetapkan, atau setelah seluruh SDM berhasil direkrut dan dikembangkan dengan baik.

Organisasi perlu terus dibina, dimonitor, dievaluasi dan ditingkatkan.  Perencanaan organisasi yang terlalu terfokus pada kebutuhan penataan organisasi sematalah yang sering kali menjebak organisasi untuk tidak responsif dalam menghadapi tantangan bisnis.

61 keysSource: GML Organization Diagnostic Framework

Handoko Said

VP HR Services of PT GML Performance Consulting

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *