Perbaikan Proses Bisnis yang Mendukung Peningkatan Kualitas dan Efisiensi Biaya

Seorang manajer produksi pada perusahaan botol yang bernama Rayarka, sedang termenung di meja kerjanya memikirkan masalah terkait meningkatnya biaya produksi dan menurunnya kualitas produksi khususnya pada produksi botol obat. Rayarka baru bekerja satu minggu sebagai  manajer produksi menggantikan manajer sebelumnya. Ia diminta oleh manajemen untuk melakukan perbaikan di departemennya, yang bertujuan untuk meningkatkan kualitas dari proses produksi botol obat. Perlunya perbaikan proses produksi, didasari oleh banyaknya pesanan pelanggan yang tidak sesuai dengan keinginan pelanggan terutama pada spesifikasi botol obat yang dipesan dan waktu penyelesaian produksi.

Ketika perusahaan Rayarka bekerja masih sebagai produsen tunggal untuk botol obat, tidak banyak pelanggan yang mengeluh. Namun ketika sudah mulai banyak pesaing, perusahaan mulai mendapatkan banyak keluhan dari pelanggan karena kualitas produk yang dihasilkan tidak lebih baik dibandingkan pesaing.

Untuk mencapai sasaran strategis perusahaan, yaitu menurunkan jumlah keluhan, Rayarka diberi tugas untuk meningkatkan kualitas produk.

Rayarka bersama tim produksi mencoba untuk memetakan proses bisnis yang berjalan saat ini dan mengidentifikasi keinginan dari pelanggan internal serta kebijakan yang ada di perusahaan.

Rayarka sangat kaget melihat proses produksi yang sangat tidak teratur, dan ternyata memang banyak permintaan pelanggan yang tidak sesuai dengan hasil produksi botol yang berjalan saat ini.

Setelah Rayarka beserta tim produksi melakukan pemetaan proses produksi sebelumnya, mengidentifikasi  dan mengukur keinginan pelanggan, mereka mulai mencoba mengidentifikasi hal-hal apa saja yang dapat menghambat (waste) proses produksi.

Rayarka dan tim melihat ada beberapa waste pada proses produksi seperti, waktu tunggu yang cukup lama dari proses menyiapkan bahan baku sampai proses cetak botol, jumlah botol yang gagal produksi (defect) hampir seperempatnya dari permintaan yang berakibat pada tingginya biaya yang dibutuhkan dalam proses produksi.

Setelah mengidentifikasi akar permasalahan yang terjadi pada proses produksi, Rayarka mulai melakukan perbaikan pada proses tersebut dan membuat prosedur standar dari proses yang telah diperbaiki. Langkah Rayarka tidak berhenti sampai membuat prosedur standar saja, ia berencana melakukan pemantauan secara berkala setiap 3 bulan dari proses produksi yang telah diperbaiki.

Ilustrasi cerita di atas menggambarkan contoh kasus mengenai pentingnya perbaikan proses untuk meningkatkan kualitas dan efisiensi biaya di suatu departemen. Pada kenyataannya di dalam organisasi yang perlu diperbaiki tidak hanya di departemen produksi saja, seluruh departemen di organisasi juga memerlukan perbaikan proses secara parsial masing-masing departemen, maupun perbaikan proses yang terintegrasi di organisasi.

Contohnya seperti, Departemen sumber daya manusia memerlukan perbaikan dalam proses penerimaan pegawai, Departemen keuangan memerlukan perbaikan dalam proses pencairan dana, Departemen purchasing memerlukan perbaikan dalam bidang kecepatan dan keakuratan pengadaan barang , dan sebagainya.

Tantangan untuk melakukan perbaikan proses, diperlukan kompetensi yang biasanya lebih banyak dikuasai oleh orang-orang di departemen produksi. Tools untuk pengelolaan perbaikan juga lebih banyak dikenal dan dipelajari di departemen produksi, namun tidak mudah untuk di implementasikan di luar departemen produksi karena terlihat sangat teknis dan kompleks.

GML Performance Consulting telah memperkenalkan PMXatau Process Management Excellence, yaitu suatu alat yang digunakan untuk meningkatkan pengelolaan proses. Alat untuk meningkatkan kecepatan pelayanan, meningkatkan keakuratan kualitas, menurunkan biaya dengan metode Map (memetakan), Measure (Mengukur) dan Improve (memperbaiki) melalui tools yang mudah dipakai  dan simulasi yang mudah dipahami. Semakin banyak orang di dalam organisasi yang memahami cara melakukan perbaikan proses, maka semakin mudah untuk melakukan peningkatan kualitas dari output yang dihasilkan dari suatu proses.

Bagaiamana dengan perusahaan anda?

processManagement

 

Djunaidi Baharudin (Chief of  Consulting  PT GML Performance Consulting)

& Egha Maryunikel (Management Consultant of PT GML Performance Consulting)

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *